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发布日期:2015/3/16本条信息已被查看了4906

精细化管理的新常态——学生公寓“六T”实务管理

浙江师范大学后勤集团

        精细化管理指精密、细致的管理,即用精心的态度实施细致的管理,以获取精品的结果。浙江师范大学后勤集团于2010年9月启动ISO9001国际质量体系认证,并适时将标准化建设与精细化管理有机结合起来,2011年在食堂试点推行五常法现场管理。特别是浙师大学生公寓管理中心的“六T”实务管理,从2012年3月开始试点实施到2013年全面实施,经历观念的磨合期、实施的阵痛期、内心的彷徨期、内部的矛盾期,现在已经实现常态化运作,逐渐从制度的显规则(行为契约)向文化的潜规则(心理契约)转变,建立了浙师大后勤创新精细化管理的新常态。

  • 领导重视,统一思想是前提

       浙师大后勤的“六T”实务管理能顺利推行并取得一定的成绩,有赖于后勤集团领导的高度重视、中心班子的一贯坚持和各班组长的努力。为了做好公寓的“六T”实务管理的工作,集团总经理陆国祥多次亲自到中心调研,并在骨干层面进行动员,统一思想。同时,集团给予“六T”实务管理工作充分的经费支持,成立专项经费用于制作各类标识标贴(目视系统)、更新保洁工具、更换台帐、绩效考核等方面。

       在中心层面,中心班子也高度重视,成立了“六T”实务管理实施的领导小组,分工明确,中心主任对“六T”实务管理工作做到了“逢会必讲”,特别是每周的班组长例会,反复强调,要班组长高度重视“六T”实务管理的工作。中心在制定“六T”实务管理的规章制度时,从实际工作出发,充分征求员工的意见和建议,对不符合实际情况的规定及时进行调整,确保制度的科学性和操作性。在制定考核条例时,中心也是不断征求员工意见和建议,不断完善条例,最后由员工会议通过才付诸实施的。以上种种,是我们做好“六T”实务管理的重要前提。

  • 内外结合,学习培训是重点

1、借助外部力量

        (1)赴上海师大取经。2011年11月,浙江省寓专会公寓管理人员培训会在金华举行,浙师大公寓管理人员听了由上海市学校后勤协会成冠润老师做的“六T”实务管理的讲座后,萌发了实施“六T”实务管理的想法。2012年年初,联系了上海师范大学,并开展了为期一周的“六T”实务管理实地考察学习,实实在在将“六T”实务管理引进浙师大。

       (2)请相关专家指点。2012年3月,浙师大公寓有三个片区率先试行“六T”实务管理,为了做好这项工作,集团邀请了国家一级企业培训师、高级经济师陈旭辉老师两次到公寓中心“坐诊把脉”,陈老师对我们提出了很多宝贵意见,指出台账的规范摆放,储物间及办公室柜子的标贴等意见,之后我们根据专家的指导意见进行了整改,使工作达到最好的效果。

        (3)派骨干员工学习。为了培养学生公寓管理中心内部的“六T”实务管理“专家”,中心选派了2名骨干员工参加集团组织的“5S内部培训师”学习,通过专家的指导和考核,这2名员工成为集团的“5S”内部培训师,专门指导中心的精细化管理的整个推进工作。

2、依靠内部主力

       (1)动员大会鼓士气。为了让员工认识“六T”、学习“六T”、接受“六T”,浙师大公寓管理部门多次召开全体员工层面的动员大会,统一员工的思想,逐步转变员工“要我做”到“我要做”的思想观念。

       (2)各类会议再培训。平时,各班组利用晨会、例会和其他集会时间,分岗位对员工进行“六T”实务管理的培训,不断提升员工自身的素质。

       (3)编制手册促自学。为了强化员工的学习意识,专门为每位员工编印了《“六T”实务管理培训手册》,要求员工在工作之余自我培训、自我学习,自我提升。

  • 整改提升,绩效考核是关键

        要强化落实“六T”实务管理的各项工作,浙师大公寓管理部门实行“日检-周查-月考-年评”相结合的监督检查方式。班组长负责日常的班组检查,监控组负责每周的例检和专项检查,两项检查形成月度的考核,最终为年终评比提供有力的证据,通过检查反馈,不断整改提升,促使“六T”实务管理的落实。为了调动员工的工作积极性,浙师大公寓管理部门在全面实施“六T”实务管理后,制定了《学生公寓管理中心“六T”实务管理的考核条例》,对“六T”实务管理工作进行绩效考核,根据各个岗位工作量的不同,设定不同的绩效考核奖,考核的成绩体现在当月的考核工资里。这是做好“六T”实务管理一个非常关键的环节,促进了“六T”实务管理的推进。

  • 常态运作,文化提炼是核心

        目前,浙师大后勤公寓的“六T”实务管理已实现了常态化的运作,逐渐从制度的显规则(行为契约)向文化的潜规则(心理契约)转变,在日常工作中不断提炼精细化管理的精髓,将精细化管理渗透到公寓工作的各个方面。

1、理念精细深入人心

       一直以来,浙师大公寓管理以小区化管理为主,公寓管理人员与学生的日常沟通与交流机会不多,自推进“六T”实务精细化管理以来,员工通过定时立岗、走访学生等方式,加强了与学生之间的沟通和交流,公寓的管理服务工作逐步从“看好门、扫好地、不出事”转变为“了解人、关心人、服务人”,工作理念由“要我做”向“我要做”转变,学生与公寓管理员之间建立了良好的关系,公寓管理人员“微笑式管理、亲情式服务”,赢得了学生的广泛赞誉,涌现了“丁叔”、“根叔”、“方伯”等深受学生尊敬的员工,营造了一种积极向上、温情服务的育人新风。

2、管理精细提升服务

(1)服务大厅,一站式服务

        2012年4月,我校启用集实体服务大厅、24小时热线、网上服务大厅、微信推送平台为一体的后勤服务大厅,开展综合化、一站式、高标准服务,建立网上快速报修系统,要求限时结办、过程可见、结果可评价,大大提升后勤维修的服务质量。“四位一体”的服务模式极大增强了服务的时效性、交互性和可监督性。

  •  数字平台,跨越式提升

       2013年1月,我校与陕西师范大学合作,全面推进数字化后勤建设,为后勤管理与服务水平的跨越式提升提供数字化支撑。公寓管理系统进行了全新改版,新系统增添了新生空调预约和床上用品预订等功能,受到新生的广泛好评,大大减少了新生报到时的工作量。

  • 微信报修,移动化平台

        2014年,学生公寓管理中心以数字化建设为突破口,加快数字化公寓建设,从9月开始,在短短一个月的时间里,学生公寓管理中心圆满完成了由纸质报修到微信报修的转变工作,微信报修带来的“快捷、方便、高效”得到了同学们的很多“赞”。同时公寓管理中心借助“微后勤”、“微生活”这一平台记录公寓发展的动态,宣传学生公寓管理中心的各项工作,缩短与学生的距离,深化拓展公寓的服务面,为同学们提供“指尖上的一站式服务”。

  •  窗口建设,目视化系统

        近几年,学校以标准化公寓建设为契机,注重公寓的文化物化工作,按照“一次规划、分步实施”的原则,聘请了校内专家团队设计,前后投入了70余万元的资金,开展文化物化建设,初步形成与后勤集团文化相融合、舒适实用又温馨高雅、具有师大特色的公寓文化环境,深受学生欢迎。同时浙师大公寓管理部门以文化物化为契机,设计统一规范的目视化系统,细化工作流程,使得各个岗位的工作职责等一目了然,提升了浙师大公寓管理的水平。

  • 成效明显,持之以恒是根本

        浙师大公寓中心的“六T”实务管理能出成效,全员上下就是靠的“持之以恒”,两年来,公寓中心从开始的试点到常态化,现在不管是生活指导员的“每日走访”、还是保洁员的“专项打扫”、或是值班员的“立岗”,都已经成为一项常规工作,一开始员工们也不习惯,也有一定的抵触心理,但是由于中心持之以恒地培训学习、持之以恒地检查指导,走过了“100天的痛苦期”,现在成为一项常规性、习惯性的工作,也让浙师大公寓“六T”实务管理成为省内的一张金名片,得到了师生员工和同行的一致好评。

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